Для каждого занятого трудовой деятельностью человека трудовая книжка служит документом первостепенной важности. Причем необходима она не только в процессе трудоустройства на различные места работы, но и для последующего оформления пенсии. Отсюда и требования к серьезному подходу к оформлению трудовой книжки .

Требования эти предусмотрены действующим трудовым законодательством, в том числе Трудовым кодексом РФ и постановлениями Правительства РФ №225 от 16.04.2003 и №69 от 10.10.2003. Правда, в перечисленных правовых актах есть немало противоречащих друг другу положений, которые могут в ряде случаев привести в замешательство лиц, ответственных за заполнение трудовых книжек . При возникновении таких спорных моментов при внесении записей в трудовую книжку необходимо руководствоваться главным образом положениями Трудового кодекса РФ, поскольку он имеет наибольшую юридическую силу. Мы же в данной статье постарались обобщить все рекомендации по оформлению трудовых книжек, что наверняка будет хорошим подспорьем кадровикам. Итак, начнем…

Правила заполнения трудовых книжек в 2017 году

Записи в трудовой книжке оформляются без каких-либо сокращений. Им присваивается индивидуальный порядковый номер в каждом разделе. Даты записей указываются исключительно арабскими цифрами. Месяц и день в дате записи всегда указываются двумя цифрами (01,02,10,25), а год – четырьмя (например, 2017).

Когда человек трудоустраивается на новое место работы, представленная им трудовая книжка проверяется на подлинность, а именно проверяется соответствие паспортных данных, указываемых на первой странице книжки, наличие печати с первого места работы на титульном листе. Если указанная печать отсутствует, книжка признается недействительной, а работодатель оформляет новую. Также новая книжка заводится, если человек устраивается на работу в первый раз.

В случае наличия незакрытой последней записи о работе, когда отсутствует запись о его увольнении, делать запись в трудовой книжке о приеме на новое место запрещено. Также в трудовой книжке не делаются записи о дисциплинарных взысканиях в отношении ее владельца, а вот отметки, касающиеся установления непрерывного стажа, либо не зачете конкретных периодов времени в непрерывный стаж должны отражаться в установленном порядке.

Правила заполнения трудовых книжек: разделы

• Персональных сведений о работнике;
• Информации о местах его трудоустройства и занимаемых должностях;
• Сведений об имевших место в ходе трудовой деятельности награждениях.

При полном использовании количества листов в конкретном разделе, в него оформляется специальный вкладыш. При этом в книжке делается отметка о выдаче вкладыша с указанием конкретной даты. Эта запись делается в виде штампа на титульном листе или его развороте. В данном случае сделать запись от руки о выдаче вкладыша нельзя. Вкладыш вшивается в книжку и без нее считается недействительным, а нумерация страниц в нем продолжает нумерацию в самой книжке. На титульной странице вкладыша должна стоять печать работодателя.

Как делаются записи в трудовую книжку

Что касается заполнения раздела, касающегося сведений о местах работы, то здесь есть свои правила заполнения трудовых книжек . При занесении первой записи на новом месте проставляется штамп организации, содержащий все необходимые реквизиты. Если штампа нет, то название организации пишется от руки.

графа 1 «Порядковый номер»

указывается порядковый номер записи. Использовать можно только арабские цифры;

графа 2 «Дата»

Дата приема на работу, либо внутреннего перевода, либо увольнения. Опять же используются исключительно арабские цифры;

графа 3 «Сведения о приеме (переводе, увольнении) на работу, переименовании предприятия, отдела»

указанная информация заполняется без сокращений со ссылкой на статьи правовых актов. К примеру, «уволен по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При условии занесения записи об увольнении должна обязательно ставиться подпись владельца книжки;

графа 4 «Основание для совершения записи»

В качестве оснований для внесения записей в трудовую книжку могут выступать приказы, протоколы, решения общего собрания. Вместе с наименованием документа в обязательном порядке указываются его номер и дата составления.

В отношении заполнения раздела о награждениях распространяются аналогичные требования к указанию информации по графам. Важно учитываться, что в данном разделе отражаются сведения о присвоении почетных званий, награждении гос.наградами, почетными грамотами, дипломами, нагрудными знаками. А вот сведения о вручении денежных премий и ценных подарков здесь не указываются.

Нужны ли записи в трудовой книжке о совместительстве?

В случае, если совместительство осуществляется внутри одного предприятия, то для осуществления необходимых записей в трудовой книжке используются внутренние документы. Аналогично делается и запись об увольнении с места работы по совместительству.

Что делать, если при заполнении трудовой книжки требуется что-то исправить?

Есть нюансы

При заполнении трудовой книжки в данном случае нужно сделать запись следующего содержания «Время работы с (дата) по (дата) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж» . Не забудьте данной записи присвоить порядковый номер, указать ее основание и дату.

Оформление трудовой книжки: основные правила

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

К сожалению, нередко приходится сталкиваться с противоречиями между упомянутыми документами. Так, запись об увольнении по собственному желанию по ТК РФ нужно вносить в документ в точном соответствии с формулировками кодекса (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Правила говорят о том, что нужно записывать формулировку согласно приказу об увольнении.

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

• трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
• срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
• в записях нужно использовать арабские цифры;
• можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
• запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
• каждая запись должна иметь порядковый номер.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения в 2018-2019 годах

Бланк документа утвержден постановлением № 225 - где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы) . Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

• личные данные;
• сведения о трудовой деятельности;
• информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

• личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
• информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
• название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
• дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой - в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец .

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму - о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке - образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

• название организации в полном и сокращенном виде;
• наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
• название профессии, по которой будет работать сотрудник;
• дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

• сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
• информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

• причину увольнения;
• дату окончания трудовых отношений;
• название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

• номер записи;
• название организации;
• сведения о награде;
• данные о том, кем награжден сотрудник;
• информация о заслугах, за которые награжден человек;
• ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

• номер записи;
• дата перевода;
• информация о переводе;
• название нового отдела или должности;
• информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

• предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее - КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
• должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.

Трудовая книжка является важным документом для каждого человека. Она содержит информацию обо всех организациях, где был официально трудоустроен гражданин. Поэтому необходимо правильное заполнение трудовой книжки, чтобы в ней были только актуальные и достоверные сведения. Процедура выполняется исключительно работодателями, которые могут вносить информацию в документ. Сюда относится информация о приеме на работу, увольнении, предоставлении разных наград или о переводе. Если изменятся фамилия или другие личные данные работника, то соответствующие изменения обязательно вносятся в книжку.

Понятие трудовой книжки

Она представлена небольшой книжкой синего цвета. Такой документ используется любым человеком, планирующим официальное трудоустройство. Процесс внесения сведений регулируется разными законодательными актами:

1. ТК содержит сведения о том, что такое трудовая книжка, кто занимается ее заполнением, а также каковы правила ее хранения и оформления.
2. ФЗ №195 устанавливает ответственность для работодателей за неправильное ведение документа.
3. ПП №225 утверждает форму документа и его вкладыша, а также приводятся нюансы хранения и ведения книжки.
4. Постановление Минтруда №69 определяет правильный порядок заполнения разных разделов книжки или исправлений недостоверных сведений.

Именно на эти нормативные акты должны ориентироваться должностные лица компаний, ответственные за ведение личной документации сотрудников. Только в этом случае обеспечивается правильное заполнение трудовой книжки.

Основные правила внесения сведений

Правильное заполнение трудовой книжки возможно только при учете некоторых нюансов. К ним относится:

• ответственность за достоверность вносимых сведений возлагается на руководителей компаний или уполномоченных лиц организаций;
• если человек впервые устраивается на работу, то работодатель должен внести первые записи в трудовую книжку;
• первая запись делается после того, как гражданин проработает в компании не меньше 5 дней;
• любая информация вносится в течение недели после определенного действия, представленного трудоустройством, увольнением, переводом или получением награды;
• каждая запись должна ссылаться на другой официальный документ, представленный приказом;
• информация вносится только на русском языке;
• не допускается использование сокращений, поэтому все сведения прописываются полностью;
• каждая запись обладает своим уникальным номером;
• книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых предназначен для внесения конкретной информации;
• если не остается места в каком-либо разделе для новой записи, то делается вкладыш.

Целесообразно ответственным лицам компании пользоваться образцами правильного заполнения трудовой книжки, чтобы не допустить ошибок во время работы.

Как заполняется титульный лист?

Если гражданин устраивается на работу впервые, то работодатель осуществляет заполнение титульного листа трудовой книжки. Он предназначен для личных сведений о наемном специалисте, поэтому вносятся следующие данные:

• Ф. И. О. гражданина, причем информация переписывается из паспорта;
• дата рождения работника;
• информация об имеющемся образовании;
• профессия или специальность работника;
• дата внесения сведений в трудовую книжку;
• далее ставится печать фирмы, где впервые начинает работу специалист.

Если даже при внесении сведений в титульный лист допускаются ошибки, то недостоверная информация просто перечеркивается, после чего вносятся верные сведения. С обратной стороны оставляется ссылка, доказывающая верность внесенных данных. Она удостоверяется подписью ответственного лица компании и печатью организации, так как только в этом случае гарантируется грамотное заполнение трудовой книжки. Титульный лист не изменяется, если человек меняет работу.

Кто занимается заполнением?

Ведением трудовой книжки занимается непосредственный работодатель или уполномоченное лицо в компании. Работодатель может самостоятельно назначать определенного работника компании, который будет ответственен за правильное заполнение трудовых книжек. Выбирается для этого сотрудник, который должен заниматься такой работой на основании должностной инструкции или трудового договора.

Назначается ответственный работник путем издания соответствующего приказа. Только после выполнения данного процесса специалист может приступать к внесению нужных сведений в трудовые книжки.

Нюансы создания записей

Правильное заполнение трудовой книжки предполагает использование гелевой или перьевой ручки. Можно пользоваться даже шариковыми ручками, так как в законодательстве отсутствуют четкие требования.

Все сведения должны быть сделаны аккуратным и понятным почерком. Не допускается исправлять ошибки красной ручкой.

Основания для внесения записей

Для внесения любой записи в документ требуется наличие основания. Для этого используются официальные документы:

• личная документация наемного специалиста, представленная паспортом, свидетельством о заключении брака, а также бумагами об образовании;
• приказы, на основании которых человек увольняется или принимается на работу.

При внесении записи обязательно делается ссылка на приказ, изданный руководителем компании.

Прием на работу

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу считается наиболее важной задачей для работодателя или уполномоченного лица. На основании ст. 66 ТК запись вносится только после того, как специалист отработает в компании не меньше пяти дней, если планируется трудоустройство в штат.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу предполагает внесение сведений:

• первая графа предназначается для номера записи;
• во второй графе ставится дата, с которой работник зачисляется в штат компании;
• третья графа используется для внесения информации о наименовании фирмы, куда устраивается на работу гражданин, а также указывается занимаемая должность и квалификация работника;
• четвертая графа предназначена для номера и даты издания приказа, на основании которого новый специалист зачисляется в штат организации.

Дополнительно ставится печать фирмы, подтверждающая официальное трудоустройство гражданина. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу считается простым процессом. Все сведения должны быть понятными и разборчивыми.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу можно изучить ниже.

Трудоустройство по совместительству

Многие люди предпочитают работать сразу в нескольких организациях. В одной компании они трудоустроены на основную должность, а во второй являются совместителями.

Если работник работает в нескольких компаниях, то регистрируется в трудовой книжке только одна организация, но разрешается фиксировать все текущие должности, занимаемые гражданином. Указание всех мест работы является предпочтительным для работника, так как увеличивается трудовой стаж.

Но внесение сведений о совместительстве разрешается только при наличии согласия от основного работодателя. Для создания записи специалист должен передать основному работодателю справку о наличии работы по совместительству. Только после этого делается отметка в трудовой книжке. В справке должна иметься информация:

• наименование компании, где гражданин трудится по совместительству;
• занимаемая в организации должность;
• дата трудоустройства;
• реквизиты фирмы.

Одновременно со справкой передается заявление, составленное в свободной форме. Если основной работодатель не против внесения данных, то в трудовой книжке отмечается работа гражданина по совместительству. Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу по совместительству можно изучить ниже.

Поощрения или награды

Трудовая книжка содержит даже информацию обо всех поощрениях, получаемых работником на месте трудоустройства. Благодарности и премии могут назначаться по разным основаниям, но они непременно фиксируются в официальных документах.

В трудовую книжку вносятся сведения о событиях:

• получение награды от государства;
• награждение дипломом или грамот;
• предоставление трудовых поощрений, предусмотренных компанией или ТК.

При внесении такой информации важно в третьей графе указывать все сведения, имеющиеся о полученном награждении. Прописывается дата его получения, а также заслуги, за которое было назначено поощрение. Указывается, кто именно выдавал награду, а также приводятся реквизиты приказа. Образец правильного заполнения трудовой книжки при предоставлении поощрения можно изучить ниже.

Правила внесения сведений об увольнении

Заполнение трудовой книжки при увольнении осуществляется в последний день работы наемного специалиста в компании. Для этого вносятся в документ сведения:

• дата расторжения трудового договора;
• причина увольнения сотрудника;
• оставляется ссылка на приказ, на основании которого прекращаются трудовые отношения.

Запись обязательно подписывается руководителем компании, а также ставится печать фирмы. Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении гарантирует, что работник не сможет восстановиться в должности путем подачи иска в суд. Если же действительно расторгаются трудовые отношения без веских оснований со стороны работодателя, то такие действия компании могут быть оспорены в суде. При восстановлении работника в должности придется аннулировать прошлую запись.

Образец правильного заполнения трудовой книжки при увольнении можно изучить ниже.

Нюансы при сокращении штата

Некоторые компании вынуждены расторгать трудовые контракты с работниками в связи с необходимостью сокращения штата или должности. В трудовые книжки выбранных специалистов вносится запись о том, что они были сокращены.

Нюансы восстановления в должности

Нередко между работодателем и наемными специалистами имеются разногласия относительно разных вопросов. Это приводит к тому, что руководитель компании старается уволить работника без веских оснований. Такое увольнение легко оспорить в суде.

Если работник сможет доказать, что был уволен без уважительных причин и с нарушением положений ТК, то он восстанавливается на работе. Он может потребовать в суде даже назначения компенсации за полученный моральный ущерб.

Если компания отказывается исполнять требования суда, то она привлекается к административной ответственности. Восстановление в должности обязательно указывается в трудовой книжке. В качестве документации, являющейся основанием, выступает исполнительный лист.

Как оформляется смерть работника?

Если сотрудник умирает, то ответственное лицо компании должно внести соответствующие сведения в трудовую книжку. Для этого выполняются следующие действия:

• руководитель компании издает приказ, на основании которого расторгается трудовой договор на основании смерти сотрудника;
• вносится запись в трудовую книжку, для чего используются сведения из паспорта умершего гражданина, свидетельства о смерти, уставных документов фирмы и бухгалтерских бумаг.

После этого документация передается родственникам умершего сотрудника. Если они отказываются приходить лично за документом, то он отсылается им по почте, но заранее надо получить разрешение на такой способ передачи книжки.

Как делается запись о переводе?

Нередко требуется в компании перевести конкретного специалиста на другую работу. Для этого вносятся сведения в трудовую книжку при учете правил:

• первоначально делается запись об увольнении переводимого сотрудника, причем указывается, что процесс выполняется по инициативе работника;
• если инициатором является работодатель, то указывается наличие согласия работника на перевод;
• новый работодатель делает запись в общем порядке, но указывается, что нанимается гражданин на работу после перевода.

Информация вносится даже при внутреннем переводе специалиста в одной фирме. Важно указывать сведения об основаниях для этого действия.

Нужно ли прописывать информацию о взысканиях?

Дисциплинарные взыскания никаким образом не отображаются в трудовых книжках. Поэтому не вносится информация о выговорах или замечаниях.

Но исключением является ситуация, когда человек увольняется в связи с прогулом или другим грубым нарушением трудового распорядка. В этом случае работодатель может не пользоваться выговорами или замечаниями, поэтому даже после одного такого проступка происходит увольнение гражданина по статье. Пример правильного заполнения трудовой книжки за прогул можно изучить ниже.

Как вносятся данные в дубликат?

Трудовая книжка по разным причинам может быть утеряна. Виновником может являться непосредственный владелец документа или работодатель. При утере книжки формируется дубликат в течение 15 дней после подачи заявления сотрудником. В дубликат обязательно вносится следующая информация:

• общий стаж работника до того момента, как он был трудоустроен в компании, но не требуется конкретизация;
• информация о работе в организации, выдающей документ;
• приводится дата оформления на работу, занимаемая должность и другие сведения о трудоустройстве.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки можно изучить ниже.

Изменение фамилии работника или названия компании

При изменении разных личных сведений о сотруднике необходимо подкорректировать титульную страницу. Процесс выполняется уполномоченным лицом. При этом делается ссылка на подтверждающий документ, который может быть представлен паспортом или каким-либо свидетельством.

Устаревшая информация зачеркивается, после чего вносятся новые данные. Удостоверяются правки печатью компании и подписью руководителя.

Если же изменяется название компании, то это не приводит к изменению условий труда. Поэтому первые две графы не заполняются, а в третью вносятся данные об изменении наименовании компании. В четвертой графе указываются реквизиты приказа и дата внесения корректировок.

Как аннулировать запись?

Если требуется исправить какую-либо запись, то нельзя просто зачеркивать недостоверные сведения. Поэтому делается новая запись, с помощью которой указывается, что прошлая информация является недействительной.

Правила хранения и учета

В каждой компании должна иметься специальная книга учета книжек и вкладышей. Заполняются сведения в этом документе работником кадрового отдела.

Назначается в фирме отдельный специалист, ответственный за хранение трудовых книжек, а также за внесение в них нужных сведений. Он же занимается учетом документации.

Заключение

Для каждого гражданина, заботящегося о своем стаже и будущей пенсии, важным документом считается трудовая книжка. Она содержит информацию обо всех компаниях, где он был трудоустроен. Заполняется только руководителями компании или ответственными лицами организаций.

Человек, вносящий запись в трудовую книжку, должен указывать причину внесения информации, а также оставлять ссылку на соответствующий приказ.

Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2019 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал "Упрощенка" поможет исправить ошибки без штрафов:

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69.

По Инструкции:

• записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: "25.12.2017"

• для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
• сокращения не допускаются

Например, "пр." вместо "приказ" и т.д.

• в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)

Даже маленькая опечатка в трудовой - повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статье.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: "Запись за номером таким-то недействительна".

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: "Принят по такой-то профессии (должности)". Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.

Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Электронные трудовые книжки

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя. Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их. На основании вышеперечисленного, пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.

Правительство РФ намерено разрешить использование как «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2019 году.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2019 году

Печать в трудовой ставится только при наличии.

Как писать формулировки в трудовой книжке

ВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

НЕВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).

Внесение изменений в титульный лист

Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.

Прием на работу

Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе "сведения о приеме на работу..." напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Пример:

• Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа")
• Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию работника

Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.

Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.

Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.

Увольнение в связи с сокращением штата

Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Ошибка в названии компании

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка - до записи о приеме на работу ( Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда.

Т.Н. Шубникова, эксперт АГ «РАДА»

Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).

Как завести новую трудовую книжку

Как заполнить трудовую книжку

Титульный лист

Сведения о работе

Сведения о работе

III . ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

… –конец примера–Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.ПримерП.И. Ветров работал менеджером в ООО «Стрела». 12 ноября 2003 года он был уволен по причине прогула (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24.За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор «Стрелы». Он сделал в трудовой книжке Петрова следующую запись:

Сведения о работе

–конец примера– В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.

Сведения о награждении

Внесение изменений и исправлений

Сведения о работе

–конец примера– Сведения о получении работником новой профессии или специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил профессию юриста, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указываются:– в графе 1 – порядковый номер записи;– в графе 2 – дата получения второй профессии;– в графе 3 – запись: «Установлена вторая профессия «юрист»;– в графе 4 – наименование документа о получении новой профессии, его номер и дата.Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Фирма такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании которого переименована фирма, а также его номер и дата.

Когда выдается дубликат или вкладыш

Хранение трудовых книжек